Redegjørelse åpenhetslov og etisk handel i Alu Rehab
Alu Rehab AS er en del av Meyra Group. Meyra group er et konsern som leverer rullestoler innenfor et bredt spekter.
Alu Rehab AS eier merkevaren «Netti» som er rullestoler innenfor komfort segmentet. I tillegg til Netti forhandler Alu Rehab AS også konsernets andre merkevarer; Meyra og TA.
Alu Rehab AS står for Meyra konsernets norske virksomhet, samt eksport til utvalgte markeder.
Våre hovedleverandør er vårt datterselskap i Kina, men vi kjøper også produkter fra våre søsterselskap og eksterne leverandører i Norge og utlandet.
Etiske retningslinjer
Konsernets etiske retningslinjer er basert på følgende hovedelementer:
- Vi opptrer på en rettskaffen, skikkelig og ordentlig måte
- Vi skal følge de lover og regler som gjelder for arbeidet
- Vi skal ikke misbruke vår stilling til å oppnå personlige fordeler for oss selv eller andre
- Vi deltar ikke i korrupte og uakseptable forretningstransaksjoner
- Vi deltar ikke i handlinger som har til hensikt å skade andre
Konsernets etiske retningslinjer skal være grunnlaget for å bygge en god kultur og et godt omdømme i Alu Rehab.
Våre ansatte skal aldri tilby eller motta ulovlige eller urettmessige pengegaver eller andre godtgjørelser for å oppnå forretningsmessige eller private fordeler for egen del eller fordeler for kunder eller leverandører.
Selskapene i konsernet og våre underleverandører følges opp i forhold til følgende forhold:
- Det skal ikke foregå noen form for tvangsarbeid, slavearbeid eller ufrivillig arbeid.
- Barn under 18 år skal ikke utføre arbeid som setter helse eller sikkerhet i fare, inkludert nattarbeid. Barn under 15 år (14 eller 16 år i visse land) kan ikke ansettes.
- Det skal ikke foregå noen diskriminering i arbeidslivet basert på etnisk tilhørighet, religion, alder, uførhet, kjønn, ekteskapsstatus, seksuell orientering, fagforeningsmedlemskap eller politisk tilhørighet.
- Fysisk mishandling, avstraffelse eller trussel om fysisk mishandling er forbudt. Det samme gjelder seksuelt eller annet misbruk, og ulike former for ydmykelser.
- Det skal arbeides for å skaffe arbeiderne et sikkert og sunt arbeidsmiljø. Nødvendige tiltak skal iverksettes for å forhindre og minimere ulykker og helseskader som resultat av, eller relatert til forhold på arbeidsplassen. Arbeiderne skal ha jevnlig og dokumentert opplæring i helse og sikkerhet. Helse- og sikkerhetsopplæring skal gjentas for nyansatte.
- Lønn til arbeiderne skal minst være i tråd med nasjonale minstelønnsbestemmelser eller industriens standard, og alltid være tilstrekkelig til å dekke grunnleggende behov.
- Arbeidstiden skal være i tråd med nasjonale lover eller industriens standard, og ikke overstige arbeidstid i samsvar med gjeldende internasjonale konvensjoner. Arbeiderne skal ha minst 1 fridag i uken.
- Forpliktelser overfor arbeiderne, i tråd med internasjonale konvensjoner og/eller nasjonale lover og regler om regulære ansettelser skal ikke omgås gjennom bruk av korttidsengasjementer (som bruk av kontraktsarbeidere, løsarbeidere og dagarbeidere), underkontraktører eller andre arbeidsrelasjoner. Alle arbeidere har krav på arbeidskontrakt på et språk de forstår.
Forankring
Alu Rehab AS’ etiske retningslinjer ble vedtatt i 2011 og er innarbeidet i vårt kvalitetsstyringssystem. Etiske retningslinjer er et kvalitetskrav på samme linje som kvalitetskravene satt til produksjon og produktutvikling. Ansvaret for at selskapet etterlever etiske retningslinjer ligger hos daglig leder og styret. Det operative ansvaret for kvalitetssystemet ligger hos leder for kvalitetssikring. Under operativt ansvar ligger ansvar for at selskapets arbeidsprosesser foregår i henhold til prosessene beskrevet i systemet så vel som oppfølging av resultatene prosessene fører til. Selskapet er ISO sertifisert ihht. ISO 13485 og kvalitetssystemet revideres årlig av 3. part som del av re-sertifiseringen.
Kvalitetssystemet
Med utgangspunkt i kvalitetsmodellen beskriver kvalitetssystemet selskapets prosesser og kontroller innenfor ledelse, kjerneprosesser og støtteprosesser.
Kvalitets modellen
Internt arbeid
Ansatte i hele organisasjonen er kjent med og forventes å arbeide i henhold til våre etiske retningslinjer. Ansattes etterlevelse av retningslinjene evalueres årlig som del av medarbeidersamtalen. Eventuelle brudd på retningslinjene vil imidlertid bli håndtert umiddelbart, i utgangspunktet av nærmeste leder.
Skulle ansatte avdekke kritikkverdige forhold internt eller hos eksterne samarbeidspartnere, skal dette meldes fra om til nærmeste leder umiddelbart. Hvis dette ikke er mulig, skal forholdet meldes høyere i ledelses hierarkiet, om nødvendig opp til styreleder. Anmeldelse av kritikkverdige forhold eller avgjørelser (whistleblows) skal ikke føre til negative konsekvenser for den ansatte.
Selskapets og den ansattes håndheving av etiske retningslinjer mot eksterne parter, handler i hovedsak om vår tilnærming til leverandører, og dekkes i avsnittet om leverandører.
Leverandører
Godkjenning og evaluering av våre leverandører sorterer i kvalitetssystemet under innkjøpsprosessen.
Alu Rehab AS’ hovedleverandører er Alu Rehab Co. Ltd i Xiamen, Kina. I tillegg kjøper vi Meyra og TA produkter fra våre søsterselskap og enkelt komponenter fra eksterne leverandører i Europa, USA og Cananda.
Alu Rehab Co. Ltd eies 100% av Alu Rehab AS. Selskapene har felles kvalitetsstyringssystem, sertifisert etter ISO 13485. Selskapene har noen felles leverandører. Her deles ansvar for leverandør evaluering og – håndtering mellom selskapene. Alu Rehab Co. Ltd er leverandør for Alu Rehab AS og deres leverandører håndteres dermed som underleverandører i Alu Rehab AS. I praksis betyr dette at at de fleste leverandørene av deler og produksjonsutstyr til produksjon av Netti produkter eies av Alu Rehab Co. Ltd, mens Alu Rehab AS har ansvar for interne leverandører: Meyra, TA Services og Alu Rehab Co. Ltd.
Basert på en risikoanalyse, vil våre leverandører følges opp ved innhenting av egenerklæringer, oppfølgingssamtaler eller kartlegging av forholdene på produksjonsstedet (revisjon).
Nye leverandører:
Nye leverandører må risiko vurderes, evalueres og godkjennes før de kan benyttes. Faste skjema og kontroller sikrer at alle leverandører vurderes på samme vilkår. For at en ny leverandør skal bli godkjent, kreves aktiv deltakelse av oss som kunde, men også fra leverandøren som må forplikte seg til å overholde våre etiske krav og HMS retningslinjer.
Både konsernet og våre leverandører skal unngå handelspartnere som har aktiviteter i land som er pålagt handelsboikott av FN og/eller norske myndigheter.
Sosiale og miljømessige forhold vurderes og vektlegges ved valg av nye leverandører.
Evaluering
Innkjøper er ansvarlig for at leverandøren er godkjent, kvalitetsavdelingen er ansvarlig for leverandørevalueringen gjøres på riktig grunnlag. Leverandører evalueres innenfor tre områder: HMS og kvalitetsystem, produktkvalitet og prisnivå. Hvorvidt leverandørens drift og personalpolitikk er i henhold til Alu Rehab AS’ etiske retningslinjer, vurderes under punktet HMS og Kvalitetsystem. Leverandørens historie innen uønskede hendelser og deres håndtering av disse utgjør en vesentlig del av vurderingen.
Leverandør forpliktelse:
For å bli godkjent må den potensielle leverandøren fylle ut og signere vår etablerte Declaration of Conformity (DoC) – Code of Conduct. Dette er et avkryssingsskjema hvor leverandøren selv må vurdere hvorvidt de oppfyller våre etiske krav, driver i henhold til lokale – og internasjonale arbeidsmiljøkrav, samt at de ikke tolerer korrupsjon. Ved å signere skjemaet forplikter leverandøren seg til umiddelbart å opplyse oss om brudd på kravene. De aksepterer også å bli revidert. På forespørsel, skal våre leverandører kunne dokumentere at retningslinjene etterfølges. Leverandørene skal også videreformidle og følge opp retningslinjene hos sine underleverandører.
Leverandør oppfølging
Det gjennomføres en årlig gjennomgang av selskapets leverandør base. I gjennomgangen evalueres resultatene av fjorårets oppfølging samt leverandørens kritikalitet/risk score.
Ved kvalitetssikring i forkant og gjennom leverandør samarbeidet vil Alu Rehab unngå uønskede hendelser i forbindelse med brudd på etiske retningslinjer. Hvis det likevel skulle oppstå, vil dette håndteres via Alu Rehab avvikssystem. Logging i systemet sikrer at riktig internt personell umiddelbart kobles opp mot saken. Første skritt for å løse feilen vil være dialog med leverandør, med henblikk på umiddelbar korreksjon av avviket. Skulle avviket ikke bli korrigert vil leverandøren ikke bestå interne evalueringskriterier og dermed ikke være godkjent leverandør.
Vi jobber kontinuerlig for å forbedre egen policy og praksis som kan bidra til at leverandørene etterfølger våre retningslinjer for etisk handel.
Dersom det avdekkes brudd på etiske retningslinjer, vil det utbeides en handlingsplan for utbedring av manglene. Dersom bruddene vedvarer, vil heving av kontrakten vurderes.